Googleによる「効果的な会議を効率よく執り行うための6つの法則」 88
ストーリー by makeplex
会議が手段でなく目的になっているのは勘弁 部門より
会議が手段でなく目的になっているのは勘弁 部門より
x-AC 曰く、
Googleによる「効果的な会議を効率よく執り行うための6つの法則」
ある程度以上の規模の会社にいる社員にとって、効果的な会議を効率よく執り行うことは常に重要な課題の一つなわけだが、ライフハッカーの記事によると、週70もの会議を切り盛りするGoogleの副社長マリッサ・アン・メイヤー女史が、米誌「BusinessWeek」のインタビューに答えて、会議を円滑に進めるために実際にGoogleが採用している6つの法則について語ったそうだ。→原文（英語）
- アジェンダを設定する
- 議事録係を決める。(そして書かれた議事録をプロジェクターで常時映し続ける)
- 小規模の会議に時間を小分けする
- 「オフィスアワー」を設定する
- 政治力は使わない、データを基本とする
- 時間を守る。（現在時刻をプロジェクターで表示する）
「時間にメリハリをつける」というのも一つのポイントかと思われるが、「オフィスアワー」を設定するのは、会議に余計なノイズが混じり込むことを防ぐ狙いもあるものと思われる。これ以外に他に何か会議を効率よく執り行う方法はあるだろうか？
Google流成功のヒミツ (スコア:5, すばらしい洞察)
苦情が出てから
考えるふりをする
Re:Google流成功のヒミツ (スコア:1, 興味深い)
今日モデレート権もらったらおもしろおかしいとすばらしい洞察の２つの合計＋２したかった
#欲しい日に限って出ないモデレート
一方日本では、 (スコア:1)
先送りして
苦情が出てから
考えるふりをする
この差は大きいよ。
＞#欲しい日に限って出ないモデレート
「マーフィーの法則」はやはり正しかったのですね。
Re: (スコア:0)
オフィスアワー (スコア:5, 参考になる)
オフィスアワーという制度が興味深かったので原文読んでみた。
============
メイヤーは毎日4時から90分間オフィスに在席します。
従業員は彼女のオフィスの外の板に名前を追加します、そして、彼女は先着順に彼らと会います。
メイヤー曰く「面白い商品の大半の技術はオフィスアワーから生まれています。GoogleNews,Orkut,GoogleReviews,GoogleDesktopなど。」オフィスアワーの間に、メイヤーは一人あたり平均7分程度で、15ものミーティングをこなすことができます。
============
本来の(大学の)オフィスアワーに予約制が組み合わさったような感じですね。
管理職なんていつでも声をかけられて当然だろう、という気もするのですが、
忙しそうにしていたら声をかけにくくなってしまうから、
いつでも声をかけてね、というよりも、この時間は声をかけてもらうための時間だからね、と
いった方が相談を持って行きやすいとか、そういう効果があるのでしょうか。
それとも、単に忙しくて部屋にいる時間なんてほとんどないから、こういう時間を確保する必要があるのかなぁ。
参加者を吟味する (スコア:3, すばらしい洞察)
得てして会議の邪魔にしかならない人物が決定権を持ってたりするんだよね。
Re:参加者を吟味する (スコア:2)
それが社長だったりするのが困るわけでして(-_-)
Re:参加者を吟味する (スコア:2)
多数決…
で意志決定していること自体、超問題外。面子以前に組織(企業)的に超駄目ダメ。
Re:参加者を吟味する (スコア:3, 興味深い)
例えば、
現場のことを知らない経営者 １人
技術の事が分からない技術部長 1人
文学部出身で現場経験なしの部長1人
部長の腰巾着 3人
学歴不問・未経験者歓迎で集められた人 10人
工学部出で現場経験10年 1人
現場の叩き上げ 1人
みたいなニッポンの開発会議で、「多数決」に一体どんな意味が？
Re:参加者を吟味する (スコア:2, すばらしい洞察)
・参加者の誰もが内心「それは無理だろう常識で考えて」と思ってる
・でもそれを指摘すると自分が戦犯扱いスケープゴートにされるので誰も言えない
・みんな中途半端に優秀なので無理を何とかするアイディアがないでもない
・結局中止の判断ができずデスマる
という流れなんだよな。
# 例えば大東亜戦争とかな
それはよくある手段 (スコア:1, 興味深い)
国の役所が～審議会とか～アセスメント会議とか、
その他第三者を入れた会議などは出席者の人選をする際、
役人が望む結論が出やすいよう、反対者や異論を唱えて会議を
紛糾させそうな人物は事前に排除して、いわゆるイエスマンで固めます。
それでも異論や反論が出てきた時は、会議の邪魔になっている人物を排除する為、
その人物の日程を事前に調査して、最も多忙で出席出来なさそうな日
（例えば学会や海外出張など）を狙って会議日程を組んでいきます。
役所の会議は会議ではなく、あくまでも民主的に決めているという
ポーズをするだけの場所で、実際には既にシナリオになっており
結論ありきなのはこの為です。
最近の事例だと文化庁の審議会か何かでメーカーやMIAUの代表者も
そのやり方で体よく排除されたと聞きますね。
誰にとって効率的？ (スコア:3, すばらしい洞察)
会議の主催者というかオーナーというか、会議の中でもっとも偉いヒト、もしくは会議における決定権を持っているヒトにとって効率的なだけで、その決定事項に従うヒトにとってはぜんぜんそうじゃない、ということが少なからずある気がする。
「決めてほしいんだろ、決めてやったろ。だからそれに従ってヤレよ」
とかいわれても、実現性があるかどうかはわからん。
# Google とかだとうまくいくかもしれんが、凡人には無理かも。
さらにいえば、本当の 決定権のある人が、会議に居ない、とか。
トム・デマルコさんの会議進行のポイントと比較して (スコア:3, 参考になる)
1, 3, 6は同じことが入っていたけど、議事録を即プロジェクタに表示しながらってのは新しいというか今時ですね。
それでいったいわないとかいうのが軽減できそうですし、アジェンタとあわせて脱線話をさっさと切ることができそうですし(『アジェンタにない話をしない』『それを担保することで、その会議に関係のない人の時間を奪わない』というのは確かデッドラインに書いてあった)。
Re:トム・デマルコさんの会議進行のポイントと比較して (スコア:1)
# とくに、英語で議事録書いている場合。
# というか、プロジェクター使ったのはそういう場合しかないけど。
×現在時刻 ○残り時間 (スコア:3, 参考になる)
To add a little pressure to keep meetings focused, Google gatherings often feature a giant timer on the wall, counting down the minutes left for a particular meeting or topic. It's literally a downloadable timer that runs off a computer and is projected 4 feet tall.
（会議に集中するように圧力をかけるため、Googleでは、壁にミーティングや議題の残り時間を表示する大きなタイマーを表示する。これは、文字通りコンピュータを追い出して高さ120cmで表示することができるダウンロード可能なタイマーになっている。）
二つ目の訳がちょっと怪しいですが:-)、ともあれ、
・１２０ｃｍの時計がプロジェクタの画面とともに表示されている
・現在時刻じゃなくて、残り時間がカウントダウンされる
のがポイントですね。
ところで後半部分は僕も訳に自信がないのですが、つまりこの時計はコンピュータにダウンロードするソフトウェアなんでしょうか？議事録をとるパソコンの画面右半分は強制的に時計が占領するとか？
Re:×現在時刻 ○残り時間 (スコア:2)
Downloadableの意味が不明瞭ですが、「フリーソフトの」といったところでしょうか?
「4フィートサイズの、例えるならパソコンから取り出したフリーのタイマーツール」という訳例を出してみます。
Re:×現在時刻 ○残り時間 (スコア:1)
違う違う。timer runs off (of) a computerってtimerがcomputer上で
動いてる。括弧内は分かりやすくなる様にいれました。
議事録用のパソコンとは別ので動いてる、あるいはプロジェクタ複数って
書いてあるからマルチモニタでやってるんじゃないかな？
会議の責任者 (スコア:2, すばらしい洞察)
議事録係を新入社員にやらせたり、まるで貧乏クジのように持ち回りで担当したりすることがよくある。
あるいは、顧客企業との打合せで、議長は顧客側、議事録は請負側、などというやりかたが行われることもある。
議事録は仕方なくやる仕事、だと思っているのだろうが、彼らは根本的に間違っている。
会議は主催者が責任を負うべきものだ。だから通常は主催者が議長を務め、議長側が議事録も執る。
記録と責任の関係が理解できていない人間が多すぎる。
ダメプロジェクトの典型だと思う。
Re:会議の責任者 (スコア:3, 興味深い)
すごく手前勝手ですが、議事録を先にイメージしてから
（場合によっては、テキストで書いてから（未来日記的））
会議をやる、というのを以前にやってた。
議事録をもっとも効率的に書けるのは、会議のオーナーだったりするのは
よくあるかもしれない。
# たまに（よく？）描いたストーリーと違う結論になって焦る。
書記長／Re:会議の責任者 (スコア:3, 興味深い)
議事録の責任者が最高権限を持つというのは、
論理的帰結としてはある意味当然ですよね。
「書記長」がいちばんえらい組織というのは、
「議事録に書いてあることが決定事項」という
原理原則に由来するのだと思っています。
Re:会議の責任者 (スコア:2)
配属先では新人という時にはよくやらされましたが
現場のことがわかってないのでとても効率がよいとはいえませんでした。
議事録とは言えすべての発言を書く必要はないわけですが、どれが重要で
どれが重要でないかの判断が新人にはわからない。
上司いわく「議事録やってると全体が見えてくる」とかいわれたもんですが
新人なので全体を見るのではなく、まず自分の仕事をするのが先かな～と思ったもんです。
(もちろん全体を見るのはとてもいいことですが優先順位がちょっとな～と思ったもんです)
Re:会議の責任者 (スコア:1)
そもそもその会議が必要ではないのだろう。
会議が必要かどうかの会議になるんだろうけどね。
Re: (スコア:0)
会議の結論が曖昧だったりすると、議事録書いている人が決定権もってたりしたりとか…
Re:会議の責任者 (スコア:3, 参考になる)
有効に利用させてもらってますよ
年齢的に下であるので議事録役が回ってくる事が多いですが
「これは無いわ...」というのは議事録には載せません、あるいはニュアンスを変えて載せます。
議事録作成後には回覧チェックをしますが、その場の思いつきで発言するような人はチェックもロクにしません。
後でもめたら「議事録には無いですよ、この内容でチェック通ってますよ。皆さんそうですよね？」で押し切ります
問題のある人が少数であり、そうでない人(味方)が多数。
かつ、味方が利害関係にある両陣営にいる場合(営業にもまともな人が居るとか)にしかお勧めしませんけど
Re:会議の責任者 (スコア:1, おもしろおかしい)
ヨッ！！書記長！！
・・・旧ソ連の一番エライ肩書だった理由が今わかった
「すごい会議」 (スコア:2, 興味深い)
すでに昔の本/記事かもしれないが。
http://bizmakoto.jp/bizid/articles/0610/30/news005.html [bizmakoto.jp]
「会議とは議事録を共同で作成する作業である」と、会議の概念自体を再定義してしまいます。会議のアウトプットは議事録であるともいえます。
「すごい会議」
http://www.amazon.co.jp/dp/4479791183 [amazon.co.jp]
# 読んだことないけど。
Re:「すごい会議」 (スコア:1)
一時期会議では以下の三点を尊守していました。
・必ず最初に議題を確認＆周知する/させる。
・アクションアイテムとその実施責任者を明確にする。
・議事録を作成し参加者全員に確認と承認を受ける。
でもね、議事録を固めて承認をもらってもね。
それでちゃんと事が運ぶかというとそうでも無かったというオチが待っていたという罠。
「そこ(議事録)にそうは書いてあるけどさぁ・・・」
「あの時は確かにそう言ったけどさぁ・・・」
更には
「過去の事にこだわらないでさぁ・・・」
とか言って会議自体を無効にする管理職様がいらしたので、もう何をしても無駄だと悟りました。
もうアンタたち勝手にしててくださいまし。
今の部署では議事録すら作ったことが無い。見たことも無い。
そして「言った、言わない」論争が時々渦巻いてますwww
論争している人たちが普段「ホウレンソウが大事」と息巻いてるというのも面白い。
#ココはなんだか間抜けな会社かもしれない。
十分、根回しをする (スコア:2)
Re:十分、根回しをする (スコア:1)
「事件は会議室で起こってるんじゃない！現場で起こってるんだ!」
というのはそういう意味だったのか（違
＃だったら根回しを会議室でやって、会議を省略すればいいんじゃね？
Re:十分、根回しをする (スコア:1)
それはわかりますが、じゃあ、会議をやらなくてもメールで確認、とかでいいんじゃない？
「会議じゃないとなにかを決めちゃいけない」というルールでもあるんですか？
結論を急がない (スコア:2, 参考になる)
再調査すれば明確になるような要素がある場合、その場でグダグタ実のない議論，感情論を続けるのは
得てして時間の無駄であり、良くない結論が採択されがちです。
次回の"決戦"までに、誰を各個に撃破すべきかも分かるのでお勧めです。
個人的に一番面倒なのは (スコア:2)
自分と関係ないプロジェクトの話を延々されること。
10人メンバの中で2,3人しか関わっていない話を残りの7人が聞いておく必要は無いと思う。
ぜんぜん把握していないプロジェクトの話を長々と聞き、
どれくらいのインパクトがあるのかわからない事でエンジニアがガッツリ怒られているのを見て、
明らかに無理っぽいスケジュールを押しつけられているのを肌で感じて、
その上で
「や、僕のプロジェクトの方も予定通り遅れています」
なんて言えるはずもない。
僕のプロジェクトの話になったら呼んで下さい。
アジェンダの遵守 (スコア:1, 参考になる)
1. 会議を主催する際には必ず事前にアジェンダを参加者全員に通知しておく。
ってのと、
2. 会議のファシリテイターは横道にそれた議論を本筋に戻すことを徹底する。
という二つも大事。
よくあるでしょ？ なんの会議か理解していない人間が何人も出席して、そのくせ一言もしゃべらないの。
それにアジェンダを事前に送っておいてもらえれば、明らかに自分に関係のない会議に出席して船をこぐ必要もなくなるからね。
それから、延々とアジェンダと関係ないことに横道にそれて
しゃべってく人がいると、一気にその会議は無価値なものになってしまうよね。
上手なファシリテイターはその辺を上手に仕切ってくれるよね。
最近つくづく思うけど (スコア:1, 参考になる)
会社に限らず、組織があれば必ず偉い人から下っ端までいるじゃない？で、本来ならば、下っ端からの叩き上げだろうが、外部からの移籍組だろうが、とにかく「能力が高い」の結果として高い地位にいるはずだよね。だから、偉い人ってのは（本来は）職級とかに関係無く自分の能力だけで部下からの敬意を得られるはずだし、議論にになってもちゃんと相手を納得させることができるはず。（もちろん、実際には議論する時間が無いとかいう事情はあるだろうけど。）
ところが、日本の組織だと未だに年功序列的な事情とか天下り的な事情とかで不相応に高い地位にいる無能な連中が多すぎる気がするんだよね。そういう連中のせいで、日本だと敬意というのは能力ではなく地位で得るものだという勘違いが未だにまかり通っている。その結果、偉い人は会議を自分の権限を誇示する場と勘違いしてて、嬉々として無駄に長い会議を開くし、やたらと大勢を会議に出席させたがり、自分よりも能力の高そうな下っ端の発言は自分の権力でねじ曲げようとする、っていうことじゃないかという気がするのよね。
Re:最近つくづく思うけど (スコア:1)
本当に大事なことを、上層部が喫煙室で決めてしまうこともままあるので。
# 尊敬に値する人は、強要しなくても自然に尊敬されるものです
Re:最近つくづく思うけど (スコア:1, 興味深い)
運営や会議の進行といったエンジニアリング以外の所になると全く駄目なんだな。
技術のない人間にまともな管理運営はできないが技術があるからと言って管理運営が
できる訳でもないもんだなと思ってる今日この頃
Re:最近つくづく思うけど (スコア:1)
> 管理運営ができる訳でもないもんだなと思ってる今日この頃
ライン職と非ライン職（技術職）を分けるって方法もあります。
技術があっても、ライン職に就くためにはジョブチェンジが必要にする
ようなキャリアパスにすることで、マネジメントだめだめな管理職の
濫造を防ぐことはできる……はずです。
# まぁ評価者がうまくないと回りませんがね
---- 何ぃ！ザシャー
Re:最近つくづく思うけど (スコア:1)
技術ができる人が管理を覚える、のがよいようです。
他には、両方できるスーパーマンを雇う、とか
技術ができる人と管理する人がとても仲良しというわざがあるようです。
0番目の法則 (スコア:1)
「(本当に)必要な会議しか行わない」が抜けてるんだけど、googleでは多分それは当たり前すぎて候補にあがらないんでしょうねぇ。
プロジェクトの危険信号は会議で分かる (スコア:1, 参考になる)
外資系コンサルタントのつぶやき第24回
http://jibun.atmarkit.co.jp/ljibun01/rensai/consult/consult024.html [atmarkit.co.jp]
こんな会議をやればよし。 (スコア:1)
会議を減らすための会議
# フジ三太郎だっけ、サザエさんだっけ。
会議がグダるのは (スコア:1)
会議をすることで、何事かを解決しようとするからだ。
会議の機能は「問題解決への道筋を立てる」点にあるのに、
「会議することで何かの問題が解決できる」と思い込んでいるヤツが、
無駄な会議を開きたがり、議事の進行を混乱させたがり、
あまつさえ、次の会議を要求したりする。
Re:会議がグダるのは (スコア:2)
議事の進行を混乱させたがり、あまつさえ、次の会議を要求したりする。
俺、この辺のことならやるな。
「会議に呼んだ以上、何かしらのアウトプットを要求されているだろう」との発想で、やる。
全く無言で座っていろ……なんてつもりなら、仕事が溜まってんだから呼ぶなよと言う嫌がらせも含めて。
それで、次回の会議のスケジュールが作られるなら必要だったんだろうし、無くなったんなら無駄だってことに誰かが気が付いたんだろうし……と言う発想。
fj.jokes出身:
議事録を検索しやすくする (スコア:0)
昔のとこは、なんでもExcel党になってて議事録もExcelだったので前の議事録とかをすぐ見れず
言った言わないの議論になっては議事録添付メールを探しに走ってました。
#あとは、参加者ノートPC持参で紙文書止めたい。
#電子ペーパーが普及してそんな紙なし未来がくると良いな～
Re:議事録を検索しやすくする (スコア:1)
そこでGoogle Docs & Spreadsheetsですよ（違
そういえば今まで考えたことがなかったけど、Excel形式で添付してGmailに送れば、
添付ファイルの中身も検索対象になるのだろうか。
Re:議事録を検索しやすくする (スコア:1)
テストしてみました。.xlsx形式に関しては、今の所結果は否です。
Re:富士通 (スコア:1)
＞それでも、全員がなにか発言するとか会議に参加しているのならまだしも、始めから終わりまで一言もしゃべらない人とか
おっと、ゼーレの悪口はそこまでだ。
#つか、出席しているかどうかも定かではないが。
Re:富士通 (スコア:1)
トラブル発生時に問題を解決することよりも「犯人探し」にとにかく力入れる人っているよね。
それも「自分に責任は無い」って言いたいが為に。
Fってそれが会社規模で起きているんだろうか。
そういう人はトラブルの再発防止も頭に無くて「責任」をどうするかしか考えていないみたいだし。
下っ端サラリーマンがとれる「責任」なんて謝ったりそれを書類にして残すくらいしかないんだけど。
#最近そういう人とばかり仕事してる気がするので愚痴ってみました。
Re:富士通 (スコア:1)
毎朝の政治のニュースもそういうのばっかだもんね。
金の話とかもうみんなして嫌儲厨杉。
Re:蓮舫を送り込め (スコア:1, オフトピック)
どちらでも、お好きな方をどうぞ。
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いや、だから、みんな思ってるって言われてもさ……ねぇ。
fj.jokes出身: