企業のメール、「180日以上前のメールは削除」だったらどうする? 78
ストーリー by hayakawa
届いたメールをWordファイルに変換するマクロを作らねば…… 部門より
届いたメールをWordファイルに変換するマクロを作らねば…… 部門より
Anonymous Coward曰く、
本家/.の記事(Are There Any Smart E-mail Retention Policies?)によると、訴訟や訴訟時の証拠開示に関する企業の法的リスクを下げる試みとして、メールの強制破棄という方針を打ち出す企業が出てきているようだ。
本家タレコミ人の勤める大企業でも、180日以上前のメールは破棄するとの方針を決定したとのこと。ハードディスクなどにアーカイブして削除を免れたいところだが、Exchangeサーバのコンフィグで.PSTファイルへのオフラインコピーが出来ないよう設定されている。なお、会社のポリシーでは重要なメールはWordドキュメントとして保存することを推奨しているという。このようなポリシーを本当に実施している企業などあるのだろうか?大企業が法的リスクと日々の情報やコミュニケーションの需要との間で上手くバランスを取れる方法はないものだろうか?というのが本家タレコミ人の質問である。
半年前のメールには現在進行中の案件に関するメールなども含まれるであろうに、それを全て削除、重要なものは別形式にして各自保存というのは現実的ではないように思うし、仕事にも支障が発生しそうだ。本家タレコミ人の言うように、法的リスクを考慮しつつ業務上の需要も満たす良い方法などないものだろうか?また、本家タレコミ人のような状況に置かれたとしたら、皆様ならどうする?
訴訟リスクかどうかは分からないが (スコア:3, 興味深い)
メール保存期間はたった30日!!
長期保存が必要なメールは、テキストエディタ等にコピペして保存しなければならない毎日。
#ブラウザさえマトモに動けばOSが何だろうがどこでも使えるっていう言い分もあるんだろうけど、不便すぎ。
Re: (スコア:0)
上長は、メールの承認ばっかりやってて仕事にならないという可哀想な状態だったけど。
Re:訴訟リスクかどうかは分からないが (スコア:2, 興味深い)
ということで、事前申告して承認貰えば制限解除。
ただ、それだと運用が厳しいんで、部長級の上長へCc:すれば簡略OKという仕様。
おかげで部長のメールボックスはやたら大量のメールがあふれているとかいないとか。
Re:訴訟リスクかどうかは分からないが (スコア:1, おもしろおかしい)
exeファイル、普通は受け取れないんだよねぇ・・・・
そんな日立にexeファイルを送りつけると、当然のごとく削除します。素敵です。
Re:訴訟リスクかどうかは分からないが (スコア:1)
複数の外部宛先にメールするときは、必ずBcc:使用、ってルールになっているNTTさん、なんてのも。
Re:訴訟リスクかどうかは分からないが (スコア:2, 参考になる)
これはメールアドレスの漏洩防止じゃないっすかね?
Re: (スコア:0)
たぶんそれちょっと違ってる
外部宛のメールの宛先を強制的にズタボロにする
システムが入っていて中の人も業務に支障が…
ド変態システムを採用するなら
少なくとも外部に迷惑がかからない形でやってほしいでつ
一応外の人だけどAC
これはフェイクだ (スコア:3, すばらしい洞察)
過去の些細なエラー連絡が、わけわからん問題の解決の糸口になる事も多々
……たんにこれを口実にメールサーバの容量を節約したいだけなんじゃね?
メガ単位のメールが一日一通来るだけでもサーババックアップは限界ですよ!
ミラーリングにも限界があるとなんど言ったら!!!
Re:これはフェイクだ (スコア:2, おもしろおかしい)
サポート担当が自動削除を進言したとか?
ちなみにOutlook Expressの各トレイ/フォルダの上限サイズは2GBのようです。
先日「フィルタ機能で受信メールを振り分けてるから問題ないよ」と言いながら、
「送信済みアイテム」をまったく整理せずにパンクさせた人がいました・・・。
匠気だけでは商機なく、正気なだけでは勝機なし。
重箱の隅(オフトピック:-1) (スコア:1)
各トレイではなく.DBXファイル毎の上限サイズですね>2GB
.DBXファイルはフォルダ単位で作成されるので、
各トレイ配下にフォルダを作成しメールを振り分ける事で、
上限サイズを超えない運用が可能です。
#だからあれ程、メールを受信トレイに放置するなと……orz
☆大きい羊は美しい☆
皆様ならどうする? (スコア:3, おもしろおかしい)
180日もあれば十分。
最初のメールが見えなくなる前に移れますよ。
subject:おはようフェルプス君 (スコア:3, おもしろおかしい)
Re:subject:おはようフェルプス君 (スコア:3, すばらしい洞察)
ディスクを道連れに、煙を上げて消滅する電子メール…
# どっちが煙をあげてんだか
Re:subject:おはようフェルプス君 (スコア:1)
Re:subject:おはようフェルプス君 (スコア:1)
# それとも勝手プロトコルでも作る?
Re:subject:おはようフェルプス君 (スコア:1, おもしろおかしい)
当局は一切関知しないから、そのつもりで。
メールじゃないけど…勤務管理システムのリシテア (スコア:2, 興味深い)
外に出されると不味い情報を蓄積してるのかよ!>某独立行政法人
消費期限偽装 (スコア:2, おもしろおかしい)
これなら一応メーラーで読める。なんか違うと思うけど。
メールは無実の証拠にはならないと? (スコア:2, 興味深い)
後ろめたいことをしてるのがデフォルトですか。
弁護士的には (スコア:2, 興味深い)
れないし
クライアントの説明と違うメールが相手方から出てきても反論できないし
愚かとしか思えない
Outlook(非エクスプレス) (スコア:1, 参考になる)
自分で送信したメールは送信済みトレイ(名前これだったか忘れた)に入るわけですが、
このトレイの内容が一定期間経つと古いものから消える設定になってました(多分インストールすると標準で)
親が「過去に送ったメールが行方不明になった!」と騒いで初めてこの事実に気づきました
受信したメールも重要ですが送信したメールも重要なことが多いです
引用符を付けて返信前の文章を残して送信する人もいますけど、
全ての人がそうであるとは限らないわけで、「自分がどんな内容を送ったのか?」がわからなくなって大変でした
#今のOutlookはどうだか知りませんが
Re:Outlook(非エクスプレス) (スコア:1)
Re: (スコア:0)
>保存フォルダに移動
移動されただけなら検索で見つかりますよね
Outlookの一番上からサブフォルダも対象にして差出人が自分とかの条件だったかで検索しましたが、
最近の送信済みメールしか出てきませんでした。ある日時から過去のメールが全て消えてます
送信済みトレイのプロパティを見ていて
「指定日数経ったら削除する」(みたいなやつ)のチェックがあることに気が付いた次第です
きっちり指定日数分しか残っていませんでした
#以下、別のコメントへの返事ですがACなのでここに書いておきます
>BCCで自分宛に送る
普通、特別に指示しない限りメールを送ったら、
FAXと同じように送ったメール(FAXなら文書)って手元に残ると思いませんか?
BCCでわざわざ自分に送るなんて発想はなかったです。今から4年くらい前の話しですけど
古いアイテムの整理… (スコア:0)
http://www.nbcom.co.jp/PC-Support/FAQ/out/ht/out102002ht001.shtml [nbcom.co.jp]
Re: (スコア:0)
#閉じて確認もできないんですかね?
Re:Outlook(非エクスプレス) (スコア:1)
「送信済みアイテム」フォルダのプロパティから「古いアイテムの整理」→「既定の保存設定」と進んで「古いアイテムを保存する」で保存先に指定されているPSTファイルを覗いて下さい。
「古いアイテムを削除する」になってたらご愁傷様……。
Re: (スコア:0)
メールを「封筒」に (スコア:1)
別にWordでなくてもテキストファイルでもいいんでしょうが。
# そしてよくわからないけど添付ファイルは全部開く・保存するようになってウィルス蔓延→重要な文書が外部にダダ漏れになる、と。
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Tsukitomo(月友)
SOX (スコア:1, 興味深い)
米 SOX 法では最低7年間すべてのメールを保存しておく義務があったはずだけど。
あえて法を犯すのが法的リスクを下げる試み?
# J-SOX ではメールの保存義務はないらしい。
Re: (スコア:0)
本家タレコミ人がアメリカの法律下にいるかどうかはわかりません。
#本家タレコミ人の会社は日本にあるかもしれません。
Email retention (スコア:1)
Sarbanes-Oxley は Sec. 802(a) が電子記録の破棄、改変、虚偽に関する規定、Sec. 802(a)(1) が保存期間などに関して、Sec. 802(a)(2) が保存するべきコミュニケーション、文書などの電子記録に関する規定だと思います。
銀行その他の金融機関は Gramm-Leach-Bliley Act、証券会社は SEC(連邦証券取引委員会)と NASD(全米証券業協会)の規定、病院や健康保険会社などは HIPAA がさらにデータ保存を義務付けています。SEC Rule の 17a-3 と 17a-4 で探すと二次書き込み不可能なメディアを使えだとか色々出てくるはず。
本家タレコミ人のような状況に置かれたとしたら、皆様ならどうする? (スコア:0)
#本末転倒。
Re:本家タレコミ人のような状況に置かれたとしたら、皆様ならどうする? (スコア:1)
(gmail宛にメール出すのは当然出来ますが…)
Re: (スコア:0)
会社アドレスに転送すればいいじゃないですか。
あるいは会社近くのネットカフェとかから。
gmailにアクセスできる携帯端末(WZERO3とか)だと会社から出なくてもOKですね。
#情報漏洩リスクがさらに増して本末転倒。
メールを各自保存されると意味ないと思うんですが・・・ (スコア:0)
で、それをふまえて、どうすればいいかを考えると
・案件についてはメールではなく、完成図書として残せ
・顧客とのやりとりの詳細は残すな。結果だけをまとめておけ
ということなのかな?と
Re:メールを各自保存されると意味ないと思うんですが・・・ (スコア:2, すばらしい洞察)
メールを使うからには、送信者と受信者が居るわけで、
そのどちらかが社外の人間だと、もう意味がないと思われるのですがどうでしょう?
#社内でのやばい内容のやりとりをやってる場合は、
#それが外部に公表された時点ですでに証拠保全されている気がするし。
Re:メールを各自保存されると意味ないと思うんですが・・・ (スコア:1)
メールは文書に準ずるものとして扱い、保存しておくように、という条件を契約に含めるべき、って話なんでしょうかねえ。
#B2Bの場合とB2Cの場合で事情が違いそうですが。
Re:メールを各自保存されると意味ないと思うんですが・・・ (スコア:1, 興味深い)
実際に裁判所から「情報開示命令」があった時のことを考えると、裁判所は「xx年xx月xx日~yy年yy月yy日の期間のメールサーバー内の全メール」の内容を提出するよう求めることはできる。しかしながら同期間内における社員個々人が勝手に保存している文書すべてを開示命令することはできないでしょう。なにしろそうした文書はフォーマットもばらばらだし、確実にその文書が「メール」としてやりとりされたものであることを証明するのも難しい。さらに、会社に対してではなく、その会社の社員全員に対して命令することが必要になる。仮にそれができたとしても、こんどはそれこそ膨大な容量の文書をすべてチェックする必要が発生する。
これらを考えると、大元で集中管理しているデータだけを削除する、というのは十分に効果的と思いますよ。
Re:メールを各自保存されると意味ないと思うんですが・・・ (スコア:2, 興味深い)
さらに補足すると、経過日数という明確なルールにもとづいて運用していることで、「訴訟になりそうだから慌ててメール削除しただろ?」という疑いを晴らす(少なくともかなり軽減する)ことができます。
これが「サーバの容量が不安になったら消す」という恣意的な運用だと、このような疑いをかけられたときに反論が困難です。
うちの会社では法務にも確認を取った上で、「一定日数が経過したメールは問答無用でサーバから削除」というルールで運用しています。
すでに指摘されているように、こちらの立場を有利にできる内容のメールも削除されてしまう可能性はありますが、自分の正当性を主張するためには、契約書や覚え書き、それができなくてもせめて内部資料として文書化しておくことが本来望ましいですし、そういうメールこそ個別にアーカイブするなりローカルにバックアップを取るなりしておけばよいわけで。
「不利な資料は捨てて有利な資料だけ残しておく」ということを推奨しているわけではないので念のため。
Re:メールを各自保存されると意味ないと思うんですが・・・ (スコア:1)
何だか社内で取り交わされる、不都合な内容を隠蔽しようしているように見えますが。
例の「前のお客の食べ残しを次のお客に出しなさい」という指示をメールだけで伝えていて、半年後に問題になった時にメールが消えていたとしたら、指示があったことを裏付けることはずっと難しかったでしょう。
上の人にとっては、日々のやりとりがずっと蓄積されていては心配でたまらないかもしれませんが、顧客には不利で、中の人にとっては働きにくい職場になってしまいそうです。
電子メールを使うことで、大量の文書を集中管理してずっと蓄積しておけるようになったことが技術的変化なら、それを元に戻すようにするのが良いのでしょうか。仕事は綺麗ごとだけではありませんが、社内だからといって法律に反することをして良いという訳でない、ってのがコンプライアンスではなかったでしょうか。
Re: (スコア:0)
途中のやり取りも重要な場合があると思うのですが。
どういう流れでそういう話になったのかとか。
訴訟の際、こちら側の防衛手段になることもあったりしませんかね。
#というか、リスクになるような内容でメールのやり取りをしてる時点でダメだろと思う。
つまり (スコア:0)
Re:つまり (スコア:1)
単に手間の問題かも (スコア:0)
下手すれば双方の権利取り分を第三者に定めてもらうって理由なんかで裁判を使うってのも有る。
裁判所のイメージが日本みたいな強い権威としての問題解決機関ではなく、よろず調停所的に思っているっぽいから。
って事で、アッチでそれなりに規模が有るなら、ヤバイとかは関係無く訴訟負荷は生じるから。
そういう処で証拠転出を求められた時、「半年以前は情報は有りません」と一言で済ませられれば楽だよね。
Re:単に手間の問題かも (スコア:1)
2ちゃんねるの運営方針が「ログなんか取ってないから出せと
言われても出せない」ってなってましたね。
180日以前は削除なんてのが蔓延したら、そのうち強制的に○年保管しろって
いう法律が作られるだけでしょう。
って書いたら、米SOXは7年保存じゃないの?っていうコメントがありますね。
Re:単に手間の問題かも (スコア:1)
責任を問われないようにするためにログ取りを自主的に始めたんですね。
手段と目的が派手に逆転中? (スコア:0)
を全社の方針として徹底する。これですね、なんか手段と目的が逆転してる気がするけど。
目的が訴訟リスク低減なら、残っちゃいけない。厳密に運用すればメール以外へ概要や一部をコピーもNG。相手に保存してもらって必要に応じて再送お願いするのも社外に保存してるだけなのでNG。もし訴訟になったら、ディスクを押収されて読み取りを試みられるでしょう。でてきちゃうと、証拠隠滅も問われる可能性もあるから、メールを消すときは軍方式or国防総省方式などで完全削除。添付ファイルにも(本文よりこっちの方が重要だろうから)メールソフトから取り出す際に有効期限フラグをちゃんと付けておいて、期限が過ぎたら消去するように警告を出させるか、保管するファイルサーバーが勝手に消すようにするべき。
......ぅうっ!ていうかそんなしてまで普段から証拠隠滅しないといけないような、
そんなやましい企業やめておしまいなさいっ!
# さすがにディスク容量の都合上あまりにも古い数年前のものは捨てたいAC
Re:手段と目的が派手に逆転中? (スコア:1)
それはそれで「工事進行基準」をキーワードに進行中な気が。
Re:手段と目的が派手に逆転中? (スコア:1, おもしろおかしい)
Re:日本でも (スコア:3, 参考になる)
文章によって(というか文章の属性によって)変わりますが、たいてい3もしくは5年です。
長いものでは10年とかか。永年もあるんだっけ。
> どれだけ守られているかは知らないけどね。
幾多の文書箱が所狭しと、または倉庫の中でぎっしり並んでいます。
「情報公開条例に基づく公開請求権が行使され重要な証拠として大活躍する」夢を見ている文章たちが多いのですが‥‥‥。
# ちょっとは使ってあげて。
ちなみに、年に一度はそういう文章を廃棄する日があるのですが、「引っ越すんですか?」っておたずねになる来客が毎年。
# コソコソと匿名の臆病者として投稿