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ビジネス

企業のメール、「180日以上前のメールは削除」だったらどうする? 78

ストーリー by hayakawa
届いたメールをWordファイルに変換するマクロを作らねば…… 部門より

Anonymous Coward曰く、

本家/.の記事(Are There Any Smart E-mail Retention Policies?)によると、訴訟や訴訟時の証拠開示に関する企業の法的リスクを下げる試みとして、メールの強制破棄という方針を打ち出す企業が出てきているようだ。

本家タレコミ人の勤める大企業でも、180日以上前のメールは破棄するとの方針を決定したとのこと。ハードディスクなどにアーカイブして削除を免れたいところだが、Exchangeサーバのコンフィグで.PSTファイルへのオフラインコピーが出来ないよう設定されている。なお、会社のポリシーでは重要なメールはWordドキュメントとして保存することを推奨しているという。このようなポリシーを本当に実施している企業などあるのだろうか?大企業が法的リスクと日々の情報やコミュニケーションの需要との間で上手くバランスを取れる方法はないものだろうか?というのが本家タレコミ人の質問である。

半年前のメールには現在進行中の案件に関するメールなども含まれるであろうに、それを全て削除、重要なものは別形式にして各自保存というのは現実的ではないように思うし、仕事にも支障が発生しそうだ。本家タレコミ人の言うように、法的リスクを考慮しつつ業務上の需要も満たす良い方法などないものだろうか?また、本家タレコミ人のような状況に置かれたとしたら、皆様ならどうする?

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  • by Anonymous Coward on 2008年07月29日 13時01分 (#1392691)
    私の勤めている会社では、メーラーどころか、いわゆるWebメール強制。
    メール保存期間はたった30日!!
    長期保存が必要なメールは、テキストエディタ等にコピペして保存しなければならない毎日。

    #ブラウザさえマトモに動けばOSが何だろうがどこでも使えるっていう言い分もあるんだろうけど、不便すぎ。
    • by Anonymous Coward
      Webメールでなおかつ、外部宛の時には上長の承認フローに乗るっていう会社があったなぁ。
      上長は、メールの承認ばっかりやってて仕事にならないという可哀想な状態だったけど。

      • by g-shadow (33655) on 2008年07月29日 23時21分 (#1393224)
        日立あたりだと、
        • 社外への添付ファイル付きメール送信の禁止
        • 個人と思われる宛先(個人で契約可能なプロバイダ)へのメール送信の禁止
        • フリーのメールアドレス(gmailとか)への送信禁止

        ということで、事前申告して承認貰えば制限解除。
        ただ、それだと運用が厳しいんで、部長級の上長へCc:すれば簡略OKという仕様。
        おかげで部長のメールボックスはやたら大量のメールがあふれているとかいないとか。
        親コメント
        • by Anonymous Coward on 2008年07月30日 1時41分 (#1393304)
          添付ファイルは暗号化。しかも自己復号形式のexeで送信ときたもんだ。
          exeファイル、普通は受け取れないんだよねぇ・・・・

          そんな日立にexeファイルを送りつけると、当然のごとく削除します。素敵です。
          親コメント
      • 外部宛の時には上長の承認フローに乗るっていう会社
        東芝がそんな感じだったような。

        複数の外部宛先にメールするときは、必ずBcc:使用、ってルールになっているNTTさん、なんてのも。
        親コメント
        • by nekopon (1483) on 2008年07月29日 13時56分 (#1392762) 日記

          複数の外部宛先にメールするときは、必ずBcc:使用

          これはメールアドレスの漏洩防止じゃないっすかね?

          親コメント
        • by Anonymous Coward
          > 複数の外部宛先にメールするときは、必ずBcc:使用

          たぶんそれちょっと違ってる

          外部宛のメールの宛先を強制的にズタボロにする
          システムが入っていて中の人も業務に支障が…

          ド変態システムを採用するなら
          少なくとも外部に迷惑がかからない形でやってほしいでつ

          一応外の人だけどAC
  • これはフェイクだ (スコア:3, すばらしい洞察)

    by Sukoya (33993) on 2008年07月29日 13時23分 (#1392726) 日記
    半年前の重要なメールが塩漬になってるのもどうかと思うが
    過去の些細なエラー連絡が、わけわからん問題の解決の糸口になる事も多々

    ……たんにこれを口実にメールサーバの容量を節約したいだけなんじゃね?
    メガ単位のメールが一日一通来るだけでもサーババックアップは限界ですよ!
    ミラーリングにも限界があるとなんど言ったら!!!
    • Re:これはフェイクだ (スコア:2, おもしろおかしい)

      by Rodin (28411) on 2008年07月29日 19時59分 (#1393040)
      ため込んだメールをパンクするまで整理しない人が多いので、業を煮やした
      サポート担当が自動削除を進言したとか?

      ちなみにOutlook Expressの各トレイ/フォルダの上限サイズは2GBのようです。
      先日「フィルタ機能で受信メールを振り分けてるから問題ないよ」と言いながら、
      「送信済みアイテム」をまったく整理せずにパンクさせた人がいました・・・。
      --
      匠気だけでは商機なく、正気なだけでは勝機なし。
      親コメント
      • >ちなみにOutlook Expressの各トレイ/フォルダの上限サイズは2GBのようです。

        各トレイではなく.DBXファイル毎の上限サイズですね>2GB
        .DBXファイルはフォルダ単位で作成されるので、
        各トレイ配下にフォルダを作成しメールを振り分ける事で、
        上限サイズを超えない運用が可能です。

        #だからあれ程、メールを受信トレイに放置するなと……orz
        --
        ☆大きい羊は美しい☆
        親コメント
  • 皆様ならどうする? (スコア:3, おもしろおかしい)

    by Anonymous Coward on 2008年07月29日 13時41分 (#1392744)
    就職活動します
    180日もあれば十分。
    最初のメールが見えなくなる前に移れますよ。
  • by snurf-kim (10835) on 2008年07月29日 13時46分 (#1392751) 日記
    なお、このメールは180日後に自動的に消滅する。成功を祈る。

  • by Anonymous Coward on 2008年07月29日 13時13分 (#1392712)
    うちの組織にも導入されてるんですけど、右クリック禁止な設定で、勤務休暇日次一覧に印刷や保存にも不便を強いられる有様です。

    外に出されると不味い情報を蓄積してるのかよ!>某独立行政法人
  • 消費期限偽装 (スコア:2, おもしろおかしい)

    by Anonymous Coward on 2008年07月29日 13時29分 (#1392732)
    大事なメールは自分宛に転送しなおせば、また180日持つんじゃない?
    これなら一応メーラーで読める。なんか違うと思うけど。
  • by walkingreed (36389) on 2008年07月29日 17時06分 (#1392885)
    疑いを晴らすためにも使えると思うのは甘い?
    後ろめたいことをしてるのがデフォルトですか。
  • by Anonymous Coward on 2008年07月29日 21時37分 (#1393123)
    「180日で強制破棄してるから残ってませんよ」と言っても裁判所は信用してく
    れないし

    クライアントの説明と違うメールが相手方から出てきても反論できないし

    愚かとしか思えない
  • by Anonymous Coward on 2008年07月29日 13時27分 (#1392729)
    親(自営業)がOutlookを使っていました
    自分で送信したメールは送信済みトレイ(名前これだったか忘れた)に入るわけですが、
    このトレイの内容が一定期間経つと古いものから消える設定になってました(多分インストールすると標準で)
    親が「過去に送ったメールが行方不明になった!」と騒いで初めてこの事実に気づきました
    受信したメールも重要ですが送信したメールも重要なことが多いです
    引用符を付けて返信前の文章を残して送信する人もいますけど、
    全ての人がそうであるとは限らないわけで、「自分がどんな内容を送ったのか?」がわからなくなって大変でした

    #今のOutlookはどうだか知りませんが
    • それは、たぶん、保存フォルダに移動されたのではないでしょうか?
      親コメント
      • by Anonymous Coward
        元ACです

        >保存フォルダに移動

        移動されただけなら検索で見つかりますよね
        Outlookの一番上からサブフォルダも対象にして差出人が自分とかの条件だったかで検索しましたが、
        最近の送信済みメールしか出てきませんでした。ある日時から過去のメールが全て消えてます
        送信済みトレイのプロパティを見ていて
        「指定日数経ったら削除する」(みたいなやつ)のチェックがあることに気が付いた次第です
        きっちり指定日数分しか残っていませんでした

        #以下、別のコメントへの返事ですがACなのでここに書いておきます
        >BCCで自分宛に送る

        普通、特別に指示しない限りメールを送ったら、
        FAXと同じように送ったメール(FAXなら文書)って手元に残ると思いませんか?
        BCCでわざわざ自分に送るなんて発想はなかったです。今から4年くらい前の話しですけど
    • デフォルトのままならArchive.pstにアーカイブされてるはずです。
      「送信済みアイテム」フォルダのプロパティから「古いアイテムの整理」→「既定の保存設定」と進んで「古いアイテムを保存する」で保存先に指定されているPSTファイルを覗いて下さい。
      「古いアイテムを削除する」になってたらご愁傷様……。
      親コメント
    • by Anonymous Coward
      メールは自分宛にBCC投げとくもんだ
  • 重要なものはWordで保存しろというのであれば、はじめから全部のメールを「本文はWordの添付ファイルで」ということにして、メールは添付ファイルを運ぶ単なる封筒という使いかたをすればいいのでは。相手がいることだから簡単ではないですが、そのほうが手間は省けます。

    別にWordでなくてもテキストファイルでもいいんでしょうが。

    # そしてよくわからないけど添付ファイルは全部開く・保存するようになってウィルス蔓延→重要な文書が外部にダダ漏れになる、と。
    --
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    Tsukitomo(月友)
  • SOX (スコア:1, 興味深い)

    by Anonymous Coward on 2008年07月29日 14時17分 (#1392779)
    はて。
    米 SOX 法では最低7年間すべてのメールを保存しておく義務があったはずだけど。
    あえて法を犯すのが法的リスクを下げる試み?

    # J-SOX ではメールの保存義務はないらしい。
    • by Anonymous Coward
      /.Jは「slashdot日本版」ですが、/.は「slashdot米国版」ではなく「slashdot全世界版」ですよ?
      本家タレコミ人がアメリカの法律下にいるかどうかはわかりません。

      #本家タレコミ人の会社は日本にあるかもしれません。
  • 受信・送信メールを自動Fwd/Bccでgmailに全コピー。

    #本末転倒。
  • メールを各自保存なんてされると、訴訟リスクは残ったままなので、意味がないと思うんですが・・・
    で、それをふまえて、どうすればいいかを考えると

    ・案件についてはメールではなく、完成図書として残せ
    ・顧客とのやりとりの詳細は残すな。結果だけをまとめておけ

    ということなのかな?と
    • 文末に"このメールの有効期限は送信から180日です"と追記

      メールを使うからには、送信者と受信者が居るわけで、
      そのどちらかが社外の人間だと、もう意味がないと思われるのですがどうでしょう?

      #社内でのやばい内容のやりとりをやってる場合は、
      #それが外部に公表された時点ですでに証拠保全されている気がするし。
      親コメント
    • 逆に訴訟を起こす側に立つ場合のことはどう考えてるんでしょうね。

      メールは文書に準ずるものとして扱い、保存しておくように、という条件を契約に含めるべき、って話なんでしょうかねえ。
      #B2Bの場合とB2Cの場合で事情が違いそうですが。
      親コメント
    • by Anonymous Coward on 2008年07月29日 13時43分 (#1392745)
      今回問題になっているのは「訴訟リスク」ではないでしょう。原文を見るとわかるように、実際に訴えられた時に裁判所からの命令によって行われる「情報開示命令」に対するリスクを限定するのが目的。つまり訴えられることは前提であって、実際に訴えられた際に、訴えられた側のリスクをいかにして減らすか、ということが目的だと思います。

      実際に裁判所から「情報開示命令」があった時のことを考えると、裁判所は「xx年xx月xx日~yy年yy月yy日の期間のメールサーバー内の全メール」の内容を提出するよう求めることはできる。しかしながら同期間内における社員個々人が勝手に保存している文書すべてを開示命令することはできないでしょう。なにしろそうした文書はフォーマットもばらばらだし、確実にその文書が「メール」としてやりとりされたものであることを証明するのも難しい。さらに、会社に対してではなく、その会社の社員全員に対して命令することが必要になる。仮にそれができたとしても、こんどはそれこそ膨大な容量の文書をすべてチェックする必要が発生する。

      これらを考えると、大元で集中管理しているデータだけを削除する、というのは十分に効果的と思いますよ。
      親コメント
      • その通りだと思います。
        さらに補足すると、経過日数という明確なルールにもとづいて運用していることで、「訴訟になりそうだから慌ててメール削除しただろ?」という疑いを晴らす(少なくともかなり軽減する)ことができます。
        これが「サーバの容量が不安になったら消す」という恣意的な運用だと、このような疑いをかけられたときに反論が困難です。
        うちの会社では法務にも確認を取った上で、「一定日数が経過したメールは問答無用でサーバから削除」というルールで運用しています。

        すでに指摘されているように、こちらの立場を有利にできる内容のメールも削除されてしまう可能性はありますが、自分の正当性を主張するためには、契約書や覚え書き、それができなくてもせめて内部資料として文書化しておくことが本来望ましいですし、そういうメールこそ個別にアーカイブするなりローカルにバックアップを取るなりしておけばよいわけで。
        「不利な資料は捨てて有利な資料だけ残しておく」ということを推奨しているわけではないので念のため。
        親コメント
        • 何だか社内で取り交わされる、不都合な内容を隠蔽しようしているように見えますが。

          例の「前のお客の食べ残しを次のお客に出しなさい」という指示をメールだけで伝えていて、半年後に問題になった時にメールが消えていたとしたら、指示があったことを裏付けることはずっと難しかったでしょう。

          上の人にとっては、日々のやりとりがずっと蓄積されていては心配でたまらないかもしれませんが、顧客には不利で、中の人にとっては働きにくい職場になってしまいそうです。

          電子メールを使うことで、大量の文書を集中管理してずっと蓄積しておけるようになったことが技術的変化なら、それを元に戻すようにするのが良いのでしょうか。仕事は綺麗ごとだけではありませんが、社内だからといって法律に反することをして良いという訳でない、ってのがコンプライアンスではなかったでしょうか。

          親コメント
    • by Anonymous Coward
      >・顧客とのやりとりの詳細は残すな。結果だけをまとめておけ

      途中のやり取りも重要な場合があると思うのですが。
      どういう流れでそういう話になったのかとか。

      訴訟の際、こちら側の防衛手段になることもあったりしませんかね。

      #というか、リスクになるような内容でメールのやり取りをしてる時点でダメだろと思う。
  • by Anonymous Coward on 2008年07月29日 13時15分 (#1392716)
    メール破棄によって「訴訟や訴訟時の証拠開示に関する企業の法的リスクが下がる」と言ってるその企業は、ヤバいことをやっているという自覚があるわけですね!
    • by hishakuan (32621) on 2008年07月29日 14時52分 (#1392802) 日記
      押入れの中にある同人誌やベッドの下のエロ本が発見されることを心配する人達のことを思い浮かべれ。
      親コメント
    • アッチの国では日本では担当者間折衝で決めることも、「とりあえず」で裁判に持ち込んじゃう位だ物。
      下手すれば双方の権利取り分を第三者に定めてもらうって理由なんかで裁判を使うってのも有る。

      裁判所のイメージが日本みたいな強い権威としての問題解決機関ではなく、よろず調停所的に思っているっぽいから。

      って事で、アッチでそれなりに規模が有るなら、ヤバイとかは関係無く訴訟負荷は生じるから。
      そういう処で証拠転出を求められた時、「半年以前は情報は有りません」と一言で済ませられれば楽だよね。

      • by VioletR (34157) on 2008年07月29日 14時41分 (#1392795)
        プロバイダ責任法でログ保存が義務づけられる前までは、
        2ちゃんねるの運営方針が「ログなんか取ってないから出せと
        言われても出せない」ってなってましたね。

        180日以前は削除なんてのが蔓延したら、そのうち強制的に○年保管しろって
        いう法律が作られるだけでしょう。

        って書いたら、米SOXは7年保存じゃないの?っていうコメントがありますね。
        親コメント
  • by Anonymous Coward on 2008年07月29日 13時43分 (#1392746)
    「メール保存期間を越えるようなプロジェクトは一切やらない」
    を全社の方針として徹底する。これですね、なんか手段と目的が逆転してる気がするけど。

    目的が訴訟リスク低減なら、残っちゃいけない。厳密に運用すればメール以外へ概要や一部をコピーもNG。相手に保存してもらって必要に応じて再送お願いするのも社外に保存してるだけなのでNG。もし訴訟になったら、ディスクを押収されて読み取りを試みられるでしょう。でてきちゃうと、証拠隠滅も問われる可能性もあるから、メールを消すときは軍方式or国防総省方式などで完全削除。添付ファイルにも(本文よりこっちの方が重要だろうから)メールソフトから取り出す際に有効期限フラグをちゃんと付けておいて、期限が過ぎたら消去するように警告を出させるか、保管するファイルサーバーが勝手に消すようにするべき。
    ......ぅうっ!ていうかそんなしてまで普段から証拠隠滅しないといけないような、
    そんなやましい企業やめておしまいなさいっ!


    # さすがにディスク容量の都合上あまりにも古い数年前のものは捨てたいAC
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アレゲは一日にしてならず -- アレゲ研究家

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